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Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es nicht nur darum, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, die Löhne zu berechnen und die Gehaltsschecks auszustellen. Ihr Lohnbuchhalter muss sich an die bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften halten. Außerdem muss er wissen, wie er die Abzüge für Krankenversicherung, Sozialversicherung, Steuerabzüge für Mitarbeiter und Sozialleistungen berücksichtigt.

Die Beauftragung eines erfahrenen Gehaltsabrechnungsanbieters für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team kann ein wesentlicher Vorteil für die Produktivität Ihres Unternehmens sein. Wenn Sie darüber nachdenken, ein Unternehmen einzustellen, sind hier sieben Vorteile von der Auslagerung der Gehaltsabrechnungen.

1. Senken Sie die Kosten 

Wenn Sie berücksichtigen, was alles mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenhängt - Berechnung der Löhne und Gehälter, Druck der Schecks, Einhaltung der Vorschriften, Wartung der Software - kann es kostengünstiger sein, einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter zu beauftragen. Berechnen Sie auf einfache Weise, welche finanziellen Verpflichtungen Sie eingehen, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern durchführen.

Schätzen Sie die Anzahl der Stunden, die Ihre Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung pro Zeitraum oder pro Jahr aufwenden. Berechnen Sie dann, wie viel Sie ihnen für diese eine Aufgabe zahlen. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, addieren Sie die mit dem Programm verbundenen Kosten (Wartung, Lizenzen usw.) zu den Mitarbeitergehältern.

Vergleichen Sie Ihre Gesamtkosten mit den Angeboten verschiedener Gehaltsabrechnungsunternehmen. Wenn Sie Geld sparen können, ist es vielleicht an der Zeit, das Unternehmen auszulagern.

2. Verlassen Sie sich auf Fachwissen im Bereich der Gehaltsabrechnung

Äußere Faktoren - Vorschriften, Quellensteuersätze, neue Formulare, Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze - ändern sich häufig und beeinflussen Ihre Fähigkeit, eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen. Mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ist zeitaufwändig. Die Einführung neuer Verfahren kann kompliziert sein.

Mit der Hilfe eines erfahrenen Lohnbuchhaltungsunternehmens können Sie Änderungen bei den Meldepflichten, Lohn- und Arbeitszeitgesetzen und Steuern schnell verstehen, anpassen und umsetzen. Sie erhalten Zugang zu einem Team von Fachleuten, die sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften spezialisiert haben.

Sie können sich darauf verlassen, dass diese Experten die neuesten Anforderungen überwachen und wissen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Bei Änderungen halten sie Sie auf dem Laufenden und nehmen die erforderlichen Aktualisierungen in ihrem Gehaltsabrechnungssystem vor.

3. Reduzieren Sie das Risiko und vermeiden Sie die Zahlung von Strafen

Arbeitgeber müssen Einkommenssteuern auf Bundesebene, auf Landes- und Kommunalebene (falls zutreffend) sowie Sozialversicherungs- und staatliche Krankenversicherungsbeiträge (Medicare) entrichten. Außerdem müssen sie monatlich, vierteljährlich und jährlich Gehaltsabrechnungen einreichen. 

Als Arbeitgeber sind Sie vielleicht mit der jährlichen W-2-Meldung vertraut. Im Laufe des Jahres sind jedoch noch weitere Meldungen für die staatliche Quellensteuer, die Bundesquellensteuer und den Arbeitslosenlohn erforderlich. Die Meldepflichten können noch komplizierter werden, wenn Sie Mitarbeiter haben, die in mehreren Städten oder Staaten arbeiten. 

Wenn Sie diesen Anforderungen nicht nachkommen, können die Strafen kompliziert und hoch sein. Die Beauftragung eines Experten mit der Erstellung Ihrer Steuererklärungen kann dazu beitragen, dass nichts übersehen wird, die Erklärungen korrekt sind und rechtzeitig eingereicht werden. 

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es viele Möglichkeiten für Fehler. Fehler können Sie Geld kosten. Lohnbuchhaltungsanbieter können Ihnen helfen, Fehler und damit verbundene Strafen zu vermeiden.  

4. Entlasten Sie Schlüsselpersonen

In dem heutigen Geschäftsumfeld kann eine Person viele Tätigkeiten ausüben. Gibt es bei Ihnen jemanden, der zusätzlich zu seinen anderen Aufgaben auch noch die Gehaltsabrechnung erledigt? Kommt er mit der Arbeitsbelastung zurecht? Wenn sie überfordert sind, könnten sie die 401(k)-Beiträge übersehen oder falsche Gehaltsschecks an die Mitarbeiter ausstellen. Diese Fehler können zu Geldstrafen, verärgerten Mitarbeitern und dem Ärger über Korrekturen führen. Sind Sie mit diesem Risiko einverstanden?

Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Laut einer Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2018 gaben mehr als 25 % der Befragten an, dass ihr Personal die meiste Zeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbringt.

Die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen kann dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern - so können sich die Mitglieder des Finanz-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und/oder HR-Teams auf strategischere Projekte konzentrieren.

Sie lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits aus, denken aber über einen Unternehmenswechsel nach? Lesen Sie unseren Blog über den besten Zeitpunkt für einen Wechsel und Tipps für einen nahtlosen Übergang. 

5. Erhalten Sie Zugriff auf Technologie

Ein Hauptgrund für die Auslagerung von Unternehmen sind technologische Einschränkungen. Können Sie Ihren Mitarbeitern direkte Einzahlungen anbieten? Haben Ihre Mitarbeiter online Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen, W-2s und Steuerunterlagen? Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen nutzen robuste Technologien und cloudbasierte Tools, die den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf ihre Daten ermöglichen. Und die meisten dieser Tools lassen sich in Ihr Buchhaltungssystem integrieren.

In der Deloitte-Umfrage von 2018 gaben die Befragten an, dass die manuelle Eingabe oder das Laden von Eingaben der zeitaufwändigste Aspekt bei der Bearbeitung jeder Gehaltsabrechnung ist. Die Implementierung einer Software, die manuelle Aufgaben automatisiert, kann die Gesamtverarbeitungszeit verkürzen und die mühsame Dateneingabe eliminieren.

Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen bieten zusätzliche Funktionen an, wie z. B. Zeit- und Anwesenheitserfassung, Bewerberverfolgung, Anmeldung von Leistungen usw. Diese Funktionen sparen Zeit, senken die Kosten und erhöhen die Effizienz und Sicherheit. Außerdem speichern Sie Ihre "Personendaten" in einer zentralen Datenbank.


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